Nu je de werkplek hebt ingericht gaan we daadwerkelijk beginnen om de administratie te verzamelen en ordenen. Hiervoor moet je eerst alles verzamelen en daarna gaan we de boel sorteren.

Verzamelen

Om je administratie op te zetten zul je allereerst alle papieren moeten verzamelen. Je zet de bestaande ordners, hangmappen of dozen bij je werkplek neer. Hetzelfde doe je met de postbakjes. Je verzamelt verder alle losse paperassen die door het huis zwerven. Als je alles hebt verzameld kun je gaan beginnen met het sorteren. Vaak zien mensen op tegen het opzetten van een overzichtelijk administratiesysteem. Gaan ze werkelijk aan de slag met het opzetten van een goed systeem, dan blijkt dat het daadwerkelijk uitvoeren veel minder moeite kost dan ze aanvankelijk dachten.

Gesorteerde stapels

Nu je alles hebt verzameld, kun je gaan beginnen met het sorteren. Het werkt het prettigst wanneer je de stapels kunt laten liggen. Werk je echter aan de eettafel dan heb je die luxe niet. Je kunt de stapels die je hebt uitgezocht labelen en om en om op elkaar stapelen en tijdelijk wegzetten in een doos of mand. Je kunt ook een paar dozen nemen en de uitgezochte stapels elk in een apart doos opbergen. Schrijf op de buitenkant doos welke actie bij welke stapel hoort. Zo voorkom je dat de papieren die je al hebt uitgezocht, weer opnieuw kan gaan doen.

ABC systeem

De stapels die voor je liggen worden straks gesorteerd volgens ons ABC systeem:

 

  1. Actie
  2. Bewaren
  3. Container

Actie

De stapel ‘actie’ is voor die zaken waar je nog wat mee moet doen. Bijvoorbeeld een rekening die nog betaald moet worden, nieuwe post, een actie waarbij jij op een reactie wacht enz. Deze ‘actie’ stapel werk je straks weg in je wekelijkse administratie momentje. Wanneer je administratie op orde is, bewaar je de ‘actie’ zaken in een postbakje of een zichtmap.

Bewaren

Op deze stapel komen de papieren die (voorlopig) bewaard moeten worden. Bijvoorbeeld de verzekeringspolis, jaaropgave enz. Deze zaken gaan we straks opbergen in een logisch administratiesysteem wat bij jou past. Heb je nog geen opbergsysteem of wil je een ander opbergmiddel dan wat je nu gebruikt? Wacht in ieder geval nog even met de aanschaf tot je precies weet wat je wilt.

Container

Papieren die je niet meer nodig hebt en ook niet hoeft te bewaren kun je weggooien. Gewone papieren zonder persoonlijke gegevens kunnen in de papierbak. Stukken waar persoonlijke informatie opstaat kun je verscheuren en in de prullenbak gooien. Deze papieren worden dan samen met het gewone huisafval verbrandt. Natuurlijk kun je het ook naar de papierbak brengen. Maar zorg er dan wel voor dat de persoonlijke informatie niet meer leesbaar is. Je kunt natuurlijk een papiervernietiger aanschaffen, maar realiseer je dan wel het volgende:

 

  1. Papiervernietiger neemt ruimte in
  2. Lang niet alle papiervernietigers zijn van een goede kwaliteit en kunnen traag werken en/of snel vastlopen

Administratie ordenen

Je ziet misschien huizenhoog op tegen deze klus, maar haal diep adem en ga gewoon beginnen. Je begint met 1 stapel. Je pakt steeds het bovenste papier van deze stapel en je beslist meteen wat je ermee moet doen. Wanneer je zaken steeds even apart legt dan heb je straks allemaal kleine stapeltjes en weet je echt niet meer wat nu ook al weer wat is. En kun je straks opnieuw beginnen! Ga ook niet door de stapel heen bladeren maar pak steeds alleen het bovenste papier.

Twijfelgevallen

Er kunnen paperassen overblijven waar je nog geen beslissing over kunt nemen  omdat je nog op informatie wacht. Deze papieren stop je zolang in een bakje of map wachten.

Wel of niet bewaren?

Wist je dat je zo’n 80 tot 90% van je administratie nooit meer inkijkt? Als je twijfelt wat je wel of niet moet bewaren, stel jezelf dan de vragen die je rechts bovenin vindt onder het kopje ‘administratie sorteren’. Je mag veel weggooien, maar het hoeft niet. Eigendomsakte van je huis, een huurcontract wat nog loopt, schooldiploma’s zijn zaken die je wel moet bewaren.

Bewaartermijnen

Wettelijk hoef je als particulier je administratie niet te bewaren. Maar de belastingdienst kan tot 5 jaar terug belasting na vorderen. Daarom is het zeker verstandig om je administratie gedurende 5 jaar te bewaren.

To do list

  • Al je administratie en papieren, mappen en ordners verzamelen

Gerelateerde artikelen

administratie opzetten