Weet jij welke mails je in je mailbox nog moet afhandelen, of je nog op een reactie wacht enz. Als je het overzicht in je mailbox kwijt bent is het de hoogste tijd om structuur in je mailbox aan te brengen. Maar hoe breng je overzicht in je mailbox aan? Eerst een handige tip voor mensen die nog niet handig zijn in het opschonen van hun mailbox. Je kunt in bijna alle mailboxen meerdere berichten tegelijk verplaatsen of verwijderen door ze te selecteren.

Hoeveel mails heb jij op dit moment in je postvak in staan? Puilt deze uit met mails die je wellicht nog nooit hebt geopend? Maak dan in een halve minuut korte metten met deze mails. Maak een nieuwe map aan met archief en verplaats bijna alle mails hiernaar toe. Verplaats bijvoorbeeld alle ongeopende mails tot en met 2017 en bewaar de mails vanaf 1 januari 2018 in je postvak. Zo ben je de oude mails niet kwijt en kun je ze altijd nog inzien als iemand reageert. Over bijvoorbeeld een jaar of eerder kun je deze map ook naar de eeuwige jachtvelden verplaatsen.

Hoe vaak open je nu per dag je mailbox om even te kijken wat er is binnengekomen? En hoe vaak handel je die mails meteen af? Meestal zul je de mails alleen lezen en verder blijven ze rondzwerven in je inbox. Vanaf nu kies je een paar momenten per dag uit om bewust de mailbox te bekijken en waar je ook echt actie gaat ondernemen. Op deze manier behoud je het overzicht in je mailbox

Weggooien van emails waar je niets mee doet

In de meeste mailprogramma’s kun je berichten selecteren op afzender of op datum. Wanneer je op afzender selecteert kun je bijvoorbeeld een hoop oude nieuwsbrieven in één keer verwijderen. Of wanneer je op datum selecteert kun je een heel jaargang aan mails in één keer verwijderen. Tip: schoon ook regelmatig je prullenbak op anders blijven je emails alsnog opslagruimte in beslag nemen.

Wacht op reactie map

Maak een ‘wacht op reactiemap’ aan om daar de mails te parkeren waarbij je nog op een reactie van de ander wacht. En check zo nu en dan al of je een reactie hebt ontvangen. De kans is namelijk aanwezig dat de afzender een puinhoop van zijn inbox heeft en daardoor nog niets met jouw verzoek heeft gedaan.

De rekeningenmap

In de ‘actiemap’ plaats je de mails waar je in het wekelijks administratiekwartiertje aandacht aan besteed zoals rekeningen die betaald moeten worden, mails die belangrijke informatie bevatten en die je wil bewaren.

Actiemap

In de ‘actiemap’ plaats je de mails waar je nog wat mee moet gaan doen. Bijvoorbeeld informatie versturen, abonnement opzeggen etc. Die mails verplaats je naar de actiemap en dat handel je dan af in je wekelijks administratiekwartiertje.

De archiefmap

De archiefmap is bedoeld om mails te bewaren die je later nog nodig hebt. Denk bijvoorbeeld aan een jaaropgave, polisbladen, pensioenoverzicht etc. Naar wens kun je één archiefmap aanhouden maar deze kun je natuurlijk ook weer onderverdelen in submappen.

De spammap

Controleer in ieder geval één keer per week je spammap of vaker. Dit kun je bijvoorbeeld doen bij je wekelijks administratiekwartiertje.

Heb je moeite om een wekelijks administratiekwartiertje in te plannen? Volg dan één van onze huishoudschema’s want daar is het administratiekwartiertje namelijk standaard in opgenomen.

In 6 maanden kan je jouw administratie leren opzetten en beheren met onze administratiecursus. De leerstof staat in de leeromgeving en je wordt begeleid via WhatsApp.